Methoden für effizientes Projektportfolio-Management versprechen enorme Vorteile für Ihr Unternehmen. Aber wie setzen Sie diese in der Praxis bestmöglich um? Hier ist ein Schritt-für-Schritt-Plan für einen erfolgreichen Start mit Lean Portfolio Management nach dem Prinzip „Starten Sie schnell“.
Schritt 1: Bestandsaufnahme der Kapazitäten durchführen
Beginnen Sie damit, alle verfügbaren Ressourcen für Projektarbeit zu erheben. Ermitteln Sie, wie viele Personentage bzw. Vollzeitäquivalente – am besten aufgegliedert nach den benötigten Skills – in Teams und Fachabteilungen für Projektaufgaben eingeplant sind. Nutzen Sie hierzu am besten die Kapazitätsplanungsfunktionen moderner Portfolio-Tools.
Schritt 2: Kerndetails der Projektvorhaben erheben
Als Nächstes gilt es, die wesentlichen Angaben für laufende und geplante Projekte zusammenzutragen. Dazu gehören:
- Ziele/Nutzen und erwarteter Umsatz/Profit
- Geplanter Abschluss und wichtige Meilensteine
- Bedarfe an Projektmitarbeitern nach Qualifikationen auf Monatsbasis
… also die Eckdaten, nicht mehr.
Schritt 3: Visualisierung und Transparenz
Übertragen Sie Kapazitäts- und Projektdaten in eine cloudbasierte PPM-Lösung. So erhalten Sie volle Transparenz über:
- Die aktuelle Auslastungssituation im Gesamtportfolio
- Projektfortschritte und Ampelstatus pro Vorhaben
- Budget- und Profitabilitätslage
Schritt 4: Kontinuierliche Verbesserung starten
Zögern Sie nicht loszulegen, selbst wenn die Datenqualität noch nicht optimal ist. Entscheidend ist die ständige Soll/Ist-Überprüfung in regelmäßigen Review-Zyklen. Analysieren Sie in zwei- oder vierwöchigen Meetings:
- Terminabweichungen und Risiken
- Ressourcenengpässe im Projektportfolio
- Abweichungen von Budgets und Ertragserwartungen
Leiten Sie Korrekturmaßnahmen ein und optimieren Sie die Planung schrittweise. Schaffen Sie außerdem sofort Entlastung für überlastete Ressourcen und reduzieren Sie unnötigen Reporting-Aufwand. So können sich alle aufs Wesentliche konzentrieren: Die zügige Fertigstellung der Vorhaben zur Strategieumsetzung.
Starten Sie noch heute mit Lean Portfolio Management durch! Details und weitere wertvolle Prinzipien finden Sie im Execution Excellence Manifest.
