Ein Projekt soll durchgeführt werden. Nun stellt sich die Frage, wie wir das Projektteam zusammenstellen.
Nur wenige kleinere und mittlere Unternehmen verfügen neben der „Linie“ über eine zusätzliche Projektorganisation, in der Menschen bereit stehen, um bei Bedarf in Projekten mitzuarbeiten. Wir haben nur eine begrenzte Anzahl an Köpfen in der Belegschaft. Das bedeutet: Die meisten Unternehmen setzen Projekte mit einer Matrix-Organisation um.
Strategien zur Ressourcenbeschaffung
In einer Matrix-Organisation gibt es normalerweise zwei Strategien:
- Wir ordnen interne Mitarbeitende mit den benötigten Skills in das Projekt ab.
- Wir suchen für das Projekt am Markt Freelancer mit den benötigten Skills.
Beide Strategien haben Vor- und Nachteile.
Externe mit den passenden Skills müssen wir finden, in das Thema einarbeiten und ins Projektteam integrieren, damit sie produktiv arbeiten können. Andererseits binden wir uns mit Freelancern nicht über die Projektlaufzeit hinaus.
Interne Mitarbeitende hingegen kennen die Themen, die Tools und die Personen und brauchen keine Einarbeitungszeit. Aber was passiert mit ihren anderen Aufgaben, falls sie nicht gerade ein anderes Projekt abgeschlossen haben und direkt zur Verfügung stehen? Nicht immer kann jemand anders diese Aufgaben sogleich übernehmen.
Probleme mit der Matrix-Organisation
Hier entsteht oft eine Mehrfachbelastung:
- Mitarbeitende beteiligen sich zusätzlich zu ihrem Tagesgeschäft am neuen Projekt.
- Mitarbeitende sind gleichzeitig in mehreren Projekten tätig. Das ist besonders dann der Fall, wenn es sich um Personen mit herausragendem Wissen oder Können handelt. Viele Projekte fordern sie wegen ihrer speziellen Fähigkeiten an und konkurrieren um sie. Diese Personen haben Kopfmonopole inne.
Die Mehrfachbelastung hat negative Auswirkungen auf das Projektgeschäft. Konkret heißt das: Die Projektergebnisse verzögern sich.
Interne Mitarbeitende, die nicht ausschließlich für ein Projekt arbeiten, sondern daneben andere Tätigkeiten ausführen, werden zum Multitasking gezwungen. Multitasking ist schädlich für die Produktivität. Die immer wieder nötigen geistigen Rüstzeiten führen zu Verzögerungen.
Personen, die wegen ihres Kopfmonopols gleichzeitig für mehrere Projekte tätig sind, stellen für jedes dieser Projekte ein Risiko dar.
Ein Beispiel: Katharina ist UX-Researcherin und arbeitet in Projekt Blau und gleichzeitig in Projekt Rot. Nun muss sie für Projekt Blau ein wichtiges Thema fertigstellen, sonst verfehlt dieses einen Meilenstein.
Gleichzeitig wartet Projekt Rot darauf, dass Katharina ein ebenso wichtiges Thema erledigt.
Katharina versucht ihr Bestes zu geben, aber sie kann sich nicht zweiteilen. Die Zeit verstreicht, der Projektleiter von Projekt Rot meldet wiederholt Verzug, und es geht einfach nicht voran. Projekt Rot kann wichtige Termine nicht halten, und der Kunde ist unzufrieden. Der Druck steigt.
Also versucht Katharina, gleichzeitig auch für Projekt Rot ihre Aufgabe zu leisten. Sie muss dafür zwischen beiden Themen hin- und herwechseln. Dadurch benötigt sie für jede Aufgabe deutlich länger. Und damit tappen beide Projekte in die Falle: Sie verzögern sich beide.
Ressourcenprobleme im Portfoliomanagement lösen
Solche Konflikte werden nicht auf der Arbeitsebene gelöst – es sei denn durch Mehrarbeit. Aber damit kurieren wir im besten Fall kurzfristig ein Symptom und nicht die Ursache.
Nötig ist eine klare Priorisierung und dann das konzentrierte Arbeiten an einem Thema.
Die Priorisierung findet eine Ebene höher statt – auf der koordinierenden Ebene.
Dort treffen wir die Entscheidungen, die es den Teams ermöglichen, in einen Arbeitsfluss zu kommen, gute Ergebnisse abzuliefern und Termine zu halten.
Ein systematisches Portfoliomanagement erfüllt folgende Aufgaben:
- Das Portfoliomanagement definiert, was zum jeweiligen Zeitpunkt das richtige Projekt ist.
- Das Portfoliomanagement sorgt für Ressourcen für dieses Projekt.
- Das Portfoliomanagement sorgt dafür, dass das Team dieses Projekt abschließt, bevor die beteiligten Personen neue Aufgaben bekommen.
Mit anderen Worten, ein gutes Portfoliomanagement schafft ein System, in dem ein guter Arbeitsfluss entstehen kann. Die Vorteile sind:
- Die Laufzeit von Projekten verkürzt sich.
- Der gesamte Durchsatz steigt.
Für ein effizientes Portfoliomanagement haben Sie in mir den richtigen Partner. Der Weg zu schlagkräftigen Projektteams sieht so aus:
- Wir entwickeln Kriterien für ein Portfoliomanagement und für eine zielführende Priorisierung.
- Wir analysieren, was mit den vorhandenen Ressourcen jeweils machbar ist.
- Wir zerlegen Projekte in einzelne Teilabschnitte, in denen jeweils Kundennutzen entsteht.
- So steigt die Qualität der Projekte und die Kundenzufriedenheit.
Wo Sie stehen und wo wir beginnen, besprechen wir gemeinsam. Ihr Projektmanagement wird einen Leistungsschub erfahren.
