Führungskräfte und Projektmitarbeitende haben oft unterschiedliche Sichtweisen auf den Stand der laufenden Projekte. Als Einzelperson mit nur der eigenen Perspektive verliert man schnell den Überblick über das große Ganze. Es kommt zu Ineffizienzen, Missverständnissen und Zielkonflikten.
Die einfache Lösung lautet: Schaffen Sie mittels Visualisierung für alle Beteiligten Transparenz über die aktuelle Projektlandschaft! So richten Sie Ihre Organisation auf einen gemeinsames Bild zum Projektportfolio aus.
Der Vorteil visueller Darstellungen
Als visuelle Wesen können wir Menschen komplexe Informationen besonders gut mit Hilfe von Bildern erfassen. Für Projektportfolios eignen sich intuitive Ansichten wie:
- Projektübersichten mit Terminen, Budgets, Phasen und Risiken
- Portfolio-Heatmaps zu Ressourcen und Kapazitätsauslastung
- Fortschrittsansichten mit Projektstatus auf einen Blick
- Finanzberichte zu Kosten, Wertbeiträgen und Erträgen.
Solche Visualisierungen geben allen Beteiligten einen Blick auf die aktuelle Situation und schaffen ein gemeinsames Verständnis.
So erreichen Sie ein Alignment der gesamten Organisation
Oft wird das Visualisierungsprinzip jedoch nicht konsequent umgesetzt. Häufige Hemmnisse sind:
- Beschränkter Zugriff: Nur wenige haben Zugriff auf Portfolioinformationen.
- Insellösungen: Verschiedene, nicht integrierte Tools für Berichte und Visualisierungen.
- Manueller Aufwand: Hoher Zeitaufwand für die Datenaufbereitung. (Projektleiter:innen, Hand aufs Herz: Liebt ihr das Reporting?)
Setzen Sie hier an: Nutzen Sie moderne, cloudbasierte Lösungen für Projektportfolio-Management. So haben alle Stakeholder von überall Zugriff auf zentrale, aktuelle Sichten.
Integrieren Sie Reporting und Visualisierung nahtlos in bestehende Systeme und automatisieren Sie Reporting-Aufgaben weitestgehend.
Am wichtigsten: Beseitigen Sie Zugangsbarrieren! Je leichter und niedrigschwelliger der Zugriff auf Portfoliodaten ist, desto besser können Sie ein gemeinsames Verständnis in der Organisation schaffen und die Strategieumsetzung gemeinsam vorantreiben.
Das Execution Excellence Manifest zeigt weitere praxiserprobte Prinzipien für effizientes Projektportfolio-Management.
